Kassensoftware im Schreibwarenhandel
22. April 2009 | 
Autor: Der Schreibwarenhandel ist eine Branche des Einzelhandels. Hier sind sämtliche verfügbaren Schreibewaren vom Schulheft über verschiedenste Stifte, Kalender und Briefpapiere bis hin zu benötigten Büroutensilien und in Büros üblichen Verbrauchsartikeln wie beispielsweise Tackerklammern. Dass hier im Schreibwarenhandel mit verschiedenen Kassensystemen und unterschiedlicher Kassensoftware gearbeitet wird, muss nicht verwundern. Denn das Fachgeschäft in einer Kleinstadt wird wohl mit einer Registrierkasse ausreichend die Umsätze erfassen und abrechnen können. Die Schreibwarenabteilung eines Kaufhauses hingegen ist mit einer Netzwerkkasse des im Haus genutzten Kassensystems ausgerüstet. Hierüber können nicht nur die Verkäufe der verschiedensten Artikel registriert werden. Jeder Verkauf wird in der Kassensoftware als Warenausgang verbucht, was einen zumindest rechnerisch aktuellen Warenbestand zu jeder Tageszeit ermittelt. Außerdem kann in der Kassensoftware des Kassensystems ein Bestellformular zu einem oder auch zu mehreren Lieferanten hinterlegt sein. Über die Tastatur der POS-Kassen-Plätze können dann Artikel (Bezeichnung und Nummer) und Menge in die Bestellformulare eingetragen werden. Entweder werden dann Ausdrucke der Bestellungen per Fax oder auf dem Postweg versendet oder mit Hilfe eine online-Verbindung direkt aus dem Kassensystem heraus an den jeweiligen Lieferanten übermittelt. In Supermärkten, die Überwiegend Lebensmittel anbieten aber auch Non-Food-Produkte wie Schreibwaren im Sortiment haben, werden diese Artikel ebenfalls mit dem dort genutzten Kassensystem abgerechnet. Ein stationärer Scanner erkennt die auf den Artikeln befindlichen Barcodes und kann die notwendigen Daten aus einer Datenbank in der Kassensoftware aufnehmen und dem Verkaufsvorgang zuordnen. Belege werden mit allen Kassen und Kassensystemen, die im Einzelhandel genutzt werden, erstellt. Kundenbelege müssen auf Wunsch ausgedruckt werden, viele Kassensysteme tun dies automatisch. Dann kann der Beleg dem Kunden ausgehändigt werden oder im Papierkorb verschwinden. Der Journalbeleg zur täglichen Kassen-Abrechnung wird fortlaufend geführt, so dass bei jeder Umsatzabrechnung alle getätigten Verkäufe im Detail und als Beleg der Abrechnung hinzugefügt werden können. Finanzbehörden müssen die Journalbelege bei Betriebsprüfungen ebenfalls vorgelegt werden. Außerdem unterliegen die Belege gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Entsprechend gut sollten die Papierqualität und auch das Druckergebnis sein. Denn verblichene Belege sind wertlos, im Zweifelsfall können Schätzungen durchgeführt werden, die im Ernstfall zum Nachteil des Einzelhändlers ausfallen. Das sollte schon Grund genug für jeden Händler sein, eine moderne Kasse zu nutzen, die qualitativ gute Belege erstellt. Dass Kassensysteme aber mehr können, als nur Verkäufe zu berechnen, dürfte vielen auch schon bekannt sein. Zur Erinnerung: über eine moderne und leistungsstarke Kassensoftware können unter anderem auch die Arbeitszeiterfassung sowie die Urlaubs- und die Dienstplanung für alle Mitarbeiter verwaltet werden. Wie oben schon beschrieben ist auch das Bestellwesen über ein Kassensystem möglich. Die weitere Warenkontrolle über die Warenpräsentation bis hin zum Verkauf kann ebenfalls über die Kassensoftware moderner Netzwerkkassen und Kassensysteme abgewickelt werden. Das dürfte doch auch für das kleine Geschäft im Fachhandel durchaus eine Überlegung wert sein, auch in ein Kassensystem zu investieren, wenn denn die Investition fällig wird.
Tags:Einzelhandel, Kasse, Kassensystem, Kassensysteme, Registrierkasse
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